Whistleblowerordning

• at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder,
• at beskytte ansatte og andre, der indgiver oplysninger,
• at sikre, at oplysninger indgivet i ordningen bliver anvendt til at afdække eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder således, at der kan tages hånd om dette,
• at forebygge og afværge fejl og ulovligheder i BabyDan A/S,
• at det er nemt og sikkert at indberette lovovertrædelser,
• at BabyDan A/S følger op på disse indberetninger, samt
• at whistlebloweres beskyttelse mod eventuelle repressalier, jf. whistleblowerlovgivningen, bliver overholdt.

Indberetninger kan indgives af alle, herunder medarbejdere, leverandører, aktionærer og andre med tilknytning til BabyDan A/S.

Der kan indberettes om forhold, hvori BabyDan A/S’ medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til BabyDan er involveret i aktiviteter med direkte relation til BabyDan. Dette gælder både ansatte, direktion og BabyDan valgte ledelse.

Whistleblowerordningen er efter lovgivningen etableret for at håndtere og behandle indberetninger om f.eks.

• strafbare forhold – grove overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, og dokumentfalsk mv.
• interessekonflikter, afpresning og misbrug af intern viden
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen – grove overtrædelser af lovgivning om miljø, arbejdsmiljø, lovgivning om bogføring og regnskabsaflæggelse, persondataloven m.v.
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige, interne retningslinjer
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen
• seksuel chikane
• bevidst og grov vildledning af medarbejdere og samarbejdspartnere

Whistleblowerordningen behandler ikke oplysninger om mindre alvorlige forhold. Mindre alvorlige forhold kan f.eks. være tilfælde af mobning, samarbejdsvanskeligheder, fravær, overtrædelse af retningslinjer for fx påklædning, rygning, alkohol, rusmidler, misbrug af e-mail/internet og lign. I disse tilfælde benyttes BabyDans andre sædvanlige kommunikationsveje, f.eks. via HR-ansvarlig, IT-ansvarlig, økonomi-ansvarlig eller direktion.

De almindelige databeskyttelsesretlige regler (GDPR) gælder i forbindelse med videregivelse af oplysninger ved brug af ordningen.

Ansatte er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. Ved vurderingen af, om en indberetning er indgivet i god tro, lægges vægt på, om whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Oplysninger, der er indgivet i ond tro, vil derimod efter omstændighederne kunne få ansættelsesretlige konsekvenser eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen. Der vil også i visse kvalificerede tilfælde kunne være grundlag for en politianmeldelse, f.eks. hvis en whistleblower indgiver urigtige oplysninger med forsæt til, at en uskyldig derved bliver sigtet, dømt eller undergivet strafferetlig retsfølge for et strafbart forhold.

De almindelige databeskyttelsesretlige regler (GDPR) herunder oplysningspligten til den indberettede gælder.

Dog er der ikke oplysningspligt overfor den indberettede, hvis det sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i væsentlig grad vil hindre opfyldelsen af formålet med behandlingen, dvs. afklaringen / opklaringen af indberettede forhold.

Den omhandlede person vil i den forbindelse efter omstændighederne have ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at BabyDan A/S begrænser behandlingen af oplysninger om personen.

Videregivelse af oplysninger ved brug af ordningen sker fortroligt.

BabyDan A/S’ whistleblowerordning varetages af ekstern samarbejdspartner, kontaktperson advokat Per Mejer

Ordningen kan tilgås via:

• e-mail: [email protected]
• brev: sendes til Advokat Per Mejer, Vestre Kaj 16, 4700 Næstved, eller
• telefon: +45 23 45 06 26

Alle oplysninger, der behandles i whistleblowerordningen, herunder undersøgelsesrapporter, behandles sikkert, og det er kun muligt for relevante personer at få adgang til oplysningerne.

Det er kun BabyDan A/S’ kontaktperson for whistleblowerordninger, der har adgang til oplysninger indgivet via whistleblowerordningen.

Kontaktpersonen kan i forbindelse med en indberetning via ordningen ved behov nedsætte en whistleblowerenhed bestående af relevante medarbejdere fra BabyDan A/S, der skal bistå behandlingen af indberetningen.

Det tilsikres at ingen deltagere i whistleblowerenheden er inhabile. Det tilsikres også, at deltagerne er bekendt med, at arbejdet er fortroligt, og at de er underlagt tavshedspligt.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den indberettede person, opbevares oplysningerne i den pågældendes personalemappe. 

Oplysningerne i en indberetning er underlagt tavshedspligt. Oplysningerne vil f.eks. kunne undtages fra indsigtsretten efter GDPR-artikel 15, og der vil ikke skulle iagttages oplysningspligt efter GDPR-artikel 14 for så vidt angår personoplysninger, der ikke er indsamlet hos den registrerede.

Oplysningerne vil dog kunne videregives, når det sker som led i opfølgningen på en indberetning eller for at imødegå overtrædelser.

Oplysningerne om whistleblowers identitet er dog stadig underlagt yderligere fortrolighed, og optræder vedkommende ikke anonymt, eller kan vedkommendes identitet direkte elle indirekte udledes, må BabyDan A/S kontaktperson ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregive oplysninger om sagen eller identitet til andre end whistleblowerenheden.

Henvendelse fra en whistleblower modtages på [email protected], som administreres af kontaktperson advokat Per Mejer.

Alternativt kan der benyttes følgende postadresse: Advokat Per Mejer, Vestre Kaj 16, 4700 Næstved eller telefonnummer +45 23 45 06 26.

1. Advokat Per Mejer vurderer, om der er tale om en indberetning, der ligger inden for rammerne af whistleblowerordningen. Hvis dette ikke er tilfældet, afvises indberetningen med besked til whistlebloweren og henvendelsen slettes.
    
2. Bekræftelse på modtagelse af indberetning sker inden 7 dage overfor whistlebloweren, i det omfang, advokat Per Mejer er bekendt med whistleblowerens identitet og kontaktoplysninger.
    
3. Advokat Per Mejer nedsætter ved behov en arbejdsgruppe (whistleblowerenhed) til sagens undersøgelse og behandling, samt informerer whistlebloweren løbende.
    
4. Medlemmerne af whistleblowerenheden vil blive udvalgt i forhold til deres særlige indsigt i de forhold, der indberettes, og/eller deres mulighed for at kunne hjælpe med at belyse sagens fakta.
    
5. Hvis en eller flere personer bliver udpeget som ansvarlige for ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder, vil de blive informeret eller inddraget, hvis deres medvirken er påkrævet og det ikke forhindrer mulighederne for at opklare sagen. I tilfælde af sager om overtrædelser af straffeloven, som ser ud til at kunne bekræftes, er det politiet, som sikrer inddragelse af den eller de personer, der udpeges som ansvarlige, ved afhøring.
    
6. Når advokat Per Mejer og evt. etablerede whistleblowerenhed har oplyst sagen tilstrækkeligt, videregives sagen til beslutningstager i BabyDan A/S.
    
7. Når beslutningstager er nået frem til en konklusion, og BabyDan A/S er påbegyndt eller har handlet på sagen, arkiveres relevante dokumenter i arkivsystemet. Derefter slettes alle sagens dokumenter fra whistleblower-arkivering. Feedback til whistleblower skal ske inden 3 måneder fra datoen for bekræftelse af modtagelsen af indberetningen.